Conditions Générales de Vente

Les présentes Conditions Générales de Vente concernent :

Entreprise

Bopiko Gloire — Entrepreneur individuel (EI)

Nom commercial

Thebest Event’s

SIREN

838 344 166

SIRET

838 344 166 00015

Adresse

17 boulevard de Berlin
44000 Nantes
France

Téléphone

06 68 98 28 89

Adresse électronique

info@thebestevents.fr

Site internet

thebestevents.fr

Ci-après désignée : « Thebest Event’s » ou « le Prestataire ».

Les présentes Conditions Générales de Vente, ci-après « CGV », ont pour objet de définir les droits et obligations de Thebest Event’s et de son client dans le cadre des prestations proposées par le Prestataire.

Elles s’appliquent notamment aux prestations de :

• Coordination Jour J ;
• Organisation complète ;
• Design & Scénographie ;
• Signature Thebest Event’s ;
• ainsi qu’aux prestations complémentaires expressément prévues dans un devis ou un contrat.

Les caractéristiques précises de la prestation choisie, son périmètre, son prix, ses modalités d’exécution ainsi que les éventuelles prestations complémentaires sont définis dans le devis, la proposition commerciale ou le contrat accepté par le client.

En cas de contradiction entre les présentes CGV et les dispositions particulières figurant dans un devis ou contrat signé par les parties, les dispositions particulières du document contractuel prévalent.

Le client reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGV avant la conclusion du contrat et les avoir acceptées.

Toute demande adressée à Thebest Event’s fait l’objet d’un échange préalable permettant de comprendre le projet, les besoins du client et le périmètre de l’accompagnement envisagé.

À l’issue de ces échanges, Thebest Event’s peut transmettre au client une proposition commerciale, un devis et/ou un contrat.

La réservation de la prestation devient définitive selon les modalités précisées dans le document contractuel transmis au client, notamment après acceptation du devis ou signature du contrat et règlement de la somme prévue à la réservation.

Tant que ces formalités ne sont pas accomplies, Thebest Event’s ne garantit pas la disponibilité de la date concernée.

Les prestations sont personnelles au client et ne peuvent être transférées à un tiers sans accord préalable écrit de Thebest Event’s.

3.1 Coordination Jour J

La prestation Coordination Jour J s’adresse aux clients ayant organisé eux-mêmes leur mariage et souhaitant confier à Thebest Event’s la préparation finale et la coordination opérationnelle de leur événement.

La mission débute en amont du mariage, selon le calendrier prévu au contrat.

Elle peut notamment comprendre, selon le périmètre contractuellement convenu :

• la reprise des informations nécessaires à la coordination ;
• les échanges utiles avec les prestataires concernés ;
• la vérification des éléments essentiels à l’organisation ;
• l’élaboration ou la consolidation du déroulé de la journée ;
• la préparation opérationnelle de la coordination ;
• la présence de l’équipe Thebest Event’s le jour du mariage ;
• la coordination des prestataires et des principaux temps de la journée ;
• la gestion des ajustements et imprévus relevant raisonnablement de la mission confiée.

La Coordination Jour J ne constitue pas une reprise automatique de l’organisation complète du mariage.

Les limites précises de la mission sont définies dans le contrat.

3.2 Organisation complète

La prestation Organisation complète consiste à accompagner le client dans la construction et l’organisation globale de son mariage.

Selon le périmètre convenu, elle peut notamment comprendre :

• la structuration du projet ;
• la recherche et la sélection de prestataires ;
• l’accompagnement dans les choix ;
• le suivi des différentes étapes ;
• les rendez-vous nécessaires au projet ;
• le planning ;
• la logistique ;
• la préparation de la journée ;
• la coordination du mariage.

Le client demeure décisionnaire de son mariage et valide notamment les prestataires, dépenses et choix engageant son projet.

3.3 Design & Scénographie

La prestation Design & Scénographie concerne la conception de l’identité visuelle et de l’univers esthétique du mariage.

Selon le projet, elle peut notamment comprendre :

• la direction artistique ;
• la définition d’une palette et d’un univers ;
• la création de moodboards ;
• la réflexion sur l’aménagement des espaces ;
• la scénographie ;
• la décoration ;
• la conception des tables et détails ;
• la coordination esthétique des différents éléments ;
• l’installation lorsque celle-ci est expressément prévue au contrat.

Les honoraires de conception et d’accompagnement de Thebest Event’s sont distincts des dépenses nécessaires à la production matérielle du décor sauf mention contraire expresse dans le devis.

3.4 Signature Thebest Event’s

Signature Thebest Event’s réunit l’Organisation complète et le Design & Scénographie, ainsi que la Coordination du jour J, selon le périmètre prévu au contrat.

L’objectif est d’assurer une direction cohérente du projet depuis sa construction jusqu’à sa réalisation.

Les éléments matériels nécessaires à la production du mariage restent soumis aux dispositions financières prévues au devis et au contrat.

Le prix applicable est celui figurant dans le devis ou contrat accepté par le client.

Les tarifs peuvent varier en fonction notamment :

• de la nature de la prestation ;
• de l’ampleur du projet ;
• du lieu de l’événement ;
• des contraintes logistiques ;
• des besoins en personnel ;
• de la durée d’intervention ;
• des prestations complémentaires demandées ;
• des déplacements nécessaires.

Le prix et son mode de calcul sont communiqués au client avant son engagement.

Les prestations ou demandes supplémentaires qui ne sont pas comprises dans le périmètre initial peuvent faire l’objet d’un devis complémentaire ou d’une facturation supplémentaire après information et accord du client.

Les modalités et l’échéancier de paiement applicables à chaque prestation sont indiqués dans le devis ou le contrat.

Le client s’engage à respecter les échéances prévues.

Les règlements doivent être effectués selon les moyens de paiement acceptés par Thebest Event’s et indiqués dans les documents contractuels.

Sauf disposition contractuelle contraire, les sommes dues doivent être réglées avant l’exécution des prestations auxquelles elles se rapportent.

Thebest Event’s n’a pas vocation à avancer pour le compte du client les dépenses dues à des prestataires tiers ou nécessaires à la production matérielle du mariage, sauf accord écrit exceptionnel.

Dans le cadre d’une prestation de Design & Scénographie ou de Signature Thebest Event’s, le budget nécessaire à la production du décor peut être distinct des honoraires de Thebest Event’s.

Ce budget peut notamment concerner :

• fleurs ;
• mobilier ;
• papeterie ;
• structures ;
• éléments décoratifs ;
• location de matériel ;
• fabrication ;
• transport ;
• manutention ;
• installation ;
• démontage ;
• personnel nécessaire à la production.

Les éléments nécessaires à la réalisation du projet font l’objet d’une validation préalable selon les modalités définies avec le client.

Thebest Event’s n’est pas tenue de financer ou d’avancer les dépenses de production pour le compte du client.

La réalisation du projet peut être conditionnée au règlement préalable des sommes nécessaires à sa production.

Toute modification demandée après validation d’un élément peut entraîner des coûts supplémentaires, notamment lorsqu’une commande, fabrication, réservation ou prestation a déjà été engagée.

Dans le cadre de certaines prestations, Thebest Event’s peut rechercher, recommander ou coordonner des prestataires tiers.

Sauf disposition contractuelle contraire, les prestataires tiers restent juridiquement et financièrement indépendants de Thebest Event’s.

Le client demeure responsable de la validation des prestataires qu’il choisit et des contrats conclus directement avec eux.

Lorsque le client contracte directement avec un prestataire tiers, les conditions générales, obligations, assurances, modalités de paiement et responsabilités de ce prestataire lui sont propres.

Thebest Event’s ne peut être tenue responsable des fautes, inexécutions, retards ou défaillances directement imputables à un prestataire tiers indépendant.

Thebest Event’s s’engage néanmoins, dans le cadre de la mission de coordination qui lui est confiée, à mettre en œuvre les diligences raisonnables nécessaires afin d’anticiper et de gérer les conséquences opérationnelles d’une difficulté lorsqu’elle en a connaissance.

La bonne exécution de la mission de Thebest Event’s nécessite la collaboration active du client.

Le client s’engage notamment à :

• transmettre des informations exactes et complètes ;
• communiquer les coordonnées et informations nécessaires concernant les prestataires ;
• informer Thebest Event’s de toute modification susceptible d’affecter le projet ;
• répondre dans des délais raisonnables aux demandes nécessitant une validation ;
• respecter les échéances de paiement ;
• respecter les conditions imposées par le lieu de réception et les prestataires ;
• transmettre les informations utiles à la sécurité et à l’organisation de l’événement ;
• obtenir les autorisations nécessaires lorsqu’elles relèvent de sa responsabilité.

Thebest Event’s ne pourra être tenue responsable des conséquences directement causées par des informations erronées, incomplètes ou communiquées tardivement par le client.

Le projet peut évoluer au cours de sa préparation.

Toute modification importante demandée par le client concernant notamment :

• la date ;
• le lieu ;
• le nombre d’invités ;
• le périmètre de la prestation ;
• la scénographie ;
• la logistique ;
• les horaires ;
• les besoins en personnel ;
• ou toute autre caractéristique substantielle,

peut nécessiter une réévaluation de la prestation et de son prix.

Lorsque la modification entraîne un travail supplémentaire, de nouvelles dépenses ou la modification d’éléments déjà validés ou commandés, Thebest Event’s en informe le client avant d’engager les dépenses supplémentaires lorsqu’une validation est requise.

Les modifications tardives peuvent être soumises aux possibilités techniques, humaines et logistiques disponibles.

Thebest Event’s intervient à Nantes, en France et peut accompagner des événements à l’international.

Les conditions de déplacement applicables au projet sont précisées dans le devis ou le contrat.

Selon la localisation et les besoins de la mission, peuvent notamment être facturés :

• frais kilométriques ;
• péages ;
• stationnement ;
• train ;
• avion ;
• transferts ;
• hébergement ;
• repas ;
• transport de matériel ;
• autres dépenses nécessaires au déplacement de l’équipe.

Aucune dépense significative non prévue initialement ne sera engagée pour le compte du client sans information ou validation lorsque celle-ci est nécessaire.

Les horaires d’intervention de Thebest Event’s sont définis dans le devis ou contrat selon la prestation choisie.

Lorsque la présence de l’équipe doit être prolongée au-delà de la durée contractuellement prévue à la demande du client ou en raison d’une modification substantielle du déroulement de l’événement non imputable à Thebest Event’s, des heures supplémentaires peuvent être facturées conformément au tarif prévu au contrat.

Toute disposition tarifaire particulière relative aux dépassements horaires figure dans le document contractuel applicable à la prestation.

Toute décision d’annulation doit être communiquée à Thebest Event’s par écrit.

Les conséquences financières de l’annulation sont déterminées conformément aux dispositions du contrat signé, en tenant compte notamment :

• des prestations déjà réalisées ;
• du temps de travail déjà consacré au projet ;
• des dépenses déjà engagées ;
• des commandes non remboursables ;
• des engagements pris auprès de tiers ;
• et des conditions d’annulation spécifiquement prévues au contrat.

Les sommes correspondant à des prestations effectivement réalisées ou à des dépenses définitivement engagées pour le projet restent dues dans les conditions prévues au contrat et par la réglementation applicable.

Les présentes dispositions sont sans préjudice du droit légal de rétractation lorsqu’il est applicable.

Toute demande de report doit être adressée à Thebest Event’s par écrit.

Thebest Event’s étudiera la possibilité de reporter la prestation en fonction notamment :

• de la nouvelle date ;
• de ses disponibilités ;
• des disponibilités de son équipe ;
• de l’avancement du projet ;
• des dépenses déjà engagées ;
• des conséquences logistiques du report.

Le report n’est définitif qu’après accord écrit entre les parties.

Une modification importante du projet ou un report entraînant de nouvelles contraintes peut nécessiter une adaptation du contrat et du prix.

Thebest Event’s ne peut garantir sa disponibilité pour une nouvelle date avant confirmation écrite.

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d’un manquement à ses obligations lorsqu’il résulte d’un événement présentant les caractéristiques de la force majeure au sens de la législation française.

La partie concernée informe l’autre partie dans les meilleurs délais lorsqu’un événement de cette nature affecte l’exécution du contrat.

Les parties rechercheront, lorsque cela est raisonnablement possible, une solution permettant d’adapter, reporter ou poursuivre l’exécution de la prestation.

Les conséquences financières et contractuelles sont appréciées au regard des prestations déjà réalisées, des dépenses engagées, des possibilités de report et des dispositions légales applicables.

Thebest Event’s s’engage à exécuter les prestations qui lui sont confiées avec professionnalisme, diligence et conformément au périmètre contractuellement convenu.

Thebest Event’s ne peut garantir qu’aucun imprévu ne surviendra au cours de la préparation ou du déroulement d’un événement.

Sa mission consiste notamment à anticiper et gérer, dans la limite de son périmètre d’intervention et des moyens raisonnablement disponibles, les difficultés pouvant affecter l’organisation ou la coordination.

Thebest Event’s ne saurait être tenue responsable des conséquences résultant notamment :

• d’informations incorrectes ou tardives communiquées par le client ;
• d’une décision du client contraire aux recommandations formulées ;
• d’une défaillance directement imputable à un prestataire tiers indépendant ;
• des restrictions imposées par un lieu ou une autorité ;
• des conditions météorologiques ;
• d’un événement de force majeure ;
• ou d’un événement extérieur échappant raisonnablement à son contrôle.

Aucune disposition des présentes CGV ne saurait avoir pour objet ou pour effet d’exclure ou limiter une responsabilité lorsque la loi interdit une telle exclusion ou limitation.

Lorsque le contrat est conclu à distance ou hors établissement avec un client ayant la qualité de consommateur et que le droit de rétractation est applicable, le client dispose d’un délai légal de quatorze jours à compter de la conclusion du contrat pour exercer ce droit, sans avoir à motiver sa décision.

Pour exercer son droit de rétractation, le client doit notifier à Thebest Event’s sa décision au moyen d’une déclaration dénuée d’ambiguïté ou utiliser le formulaire type de rétractation mis à sa disposition.

La notification peut être adressée à :

Thebest Event’s
Bopiko Gloire — EI
17 boulevard de Berlin
44000 Nantes
France

E-mail :
info@thebestevents.fr

Si le client demande expressément que l’exécution de la prestation commence avant la fin du délai de rétractation, les modalités et conséquences prévues par la réglementation applicable lui sont communiquées avant le début de l’exécution.

En cas de rétractation après commencement de l’exécution demandé expressément par le client, celui-ci peut être tenu de verser un montant correspondant aux prestations effectivement fournies jusqu’à la communication de sa décision de se rétracter, dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

Lorsque la prestation a été pleinement exécutée avant la fin du délai de rétractation après demande expresse du consommateur et reconnaissance de la perte de son droit de rétractation dans les conditions prévues par la loi, ce droit ne peut plus être exercé.

Les éventuelles exceptions légales au droit de rétractation s’appliquent lorsqu’elles sont effectivement réunies.

Veuillez compléter et renvoyer le présent formulaire uniquement si vous souhaitez vous rétracter du contrat, lorsque le droit de rétractation est applicable.

Les documents créatifs et de travail conçus par Thebest Event’s dans le cadre de ses prestations, notamment les concepts, moodboards, propositions de scénographie, documents de présentation, éléments graphiques, plans créatifs et supports originaux, demeurent protégés par les droits de propriété intellectuelle applicables.

Leur transmission au client ne vaut pas cession automatique des droits de propriété intellectuelle.

Ils ne peuvent être reproduits, transmis à des tiers à des fins d’exploitation, commercialisés ou utilisés pour réaliser le projet en dehors des conditions convenues avec Thebest Event’s sans autorisation préalable, sous réserve des droits légalement reconnus au client.

Thebest Event’s peut souhaiter présenter certaines réalisations dans le cadre de sa communication, notamment sur son site internet, son portfolio ou ses réseaux sociaux.

Toute utilisation de photographies ou vidéos demeure soumise aux droits applicables, notamment aux droits des auteurs des images et aux autorisations nécessaires concernant les personnes représentées.

Les modalités particulières d’autorisation de diffusion peuvent être prévues au contrat ou recueillies séparément.

Aucune clause des présentes CGV ne doit être interprétée comme conférant automatiquement à Thebest Event’s un droit illimité d’utiliser l’image du client.

Dans le cadre de la relation précontractuelle et contractuelle, Thebest Event’s peut être amenée à collecter et traiter certaines données personnelles nécessaires à la gestion du projet, aux échanges avec le client, à la facturation et à l’exécution des prestations.

Les modalités relatives au traitement des données personnelles sont précisées dans la Politique de confidentialité accessible sur le site thebestevents.fr.

Politique de confidentialité

En cas de difficulté relative à l’exécution de la prestation, le client est invité à contacter en priorité Thebest Event’s afin de rechercher une solution amiable.

Toute réclamation peut être adressée par écrit à :

Thebest Event’s
Bopiko Gloire — EI
17 boulevard de Berlin
44000 Nantes
France

ou par e-mail :

info@thebestevents.fr

Le client est invité à préciser l’objet de sa réclamation ainsi que les éléments permettant à Thebest Event’s de l’étudier.

Conformément aux dispositions applicables du Code de la consommation, le client ayant la qualité de consommateur peut recourir gratuitement à un médiateur de la consommation en vue de la résolution amiable d’un litige l’opposant à Thebest Event’s, après avoir préalablement adressé une réclamation écrite à Thebest Event’s et sous réserve des conditions de recevabilité applicables.

[MÉDIATEUR DE LA CONSOMMATION À RENSEIGNER AVANT PUBLICATION DES CGV]

Les présentes CGV et les relations contractuelles entre Thebest Event’s et le client sont soumises au droit français.

En cas de différend, les parties sont invitées à rechercher préalablement une solution amiable.

Lorsque le client a la qualité de consommateur, les règles légales applicables en matière de compétence juridictionnelle demeurent applicables.

Aucune clause des présentes CGV ne saurait priver un consommateur des protections impératives dont il bénéficie en vertu de la législation applicable.

Thebest Event’s peut modifier les présentes Conditions Générales de Vente afin notamment de tenir compte de l’évolution de son activité ou de la réglementation.

La version applicable au contrat est celle communiquée ou acceptée par le client au moment de son engagement, sauf modification ultérieure expressément acceptée par les parties.